נטלי שיבאק
מנהלת פרויקטים ומנהלת לקוחות
מגפת הקורונה שהגיחה אל חיינו בתחילת 2020 שינתה (ועדיין משנה) סדרי עולם. בין היתר, היא הביאה עימה צורך ב- 'חישוב מסלול מחדש' עבור תאגידים במשק בכלל, ועבור משרדי עורכי דין בפרט. חוקי המשחק השתנו ונדרשת הבנה שיש צורך בפתיחות, גמישות ויצירתיות על מנת להמשיך להיות רלוונטי.
משרדי עורכי דין – גדולים וקטנים כאחד – נדרשים להגיב לעולם המשתנה במטרה לשמור על איכות העבודה, אפקטיביות ויעילות, והתחום העומד בראש סדר העדיפויות – הינו כוח האדם, וביתר דיוק – איכות כוח האדם. מחקר חדש של חברת מקינזי מספטמבר 2021 (קישור) מראה כי יש מספר שיא של עובדים שהתפטרו בין החודשים 4-9/2021 בארה"ב – למעלה מ- 19 מיליון עובדים. המחקר מציין כי קיימים עובדים רבים נוספים ששוקלים להתפטר, והמעסיקים מצידם – לא באמת מבינים את הסיבות לכך. במקום להקדיש זמן ולחקור את הסיבות האמיתיות לחוסר שביעות הרצון של העובדים, מרבית הארגונים מנסים לטפל בבעיה בצורה נקודתית וזריזה באמצעות שדרוגי שכר ומתן בונוסים. העובדים – במקום לחוש הערכה – מרגישים כי הם חלק מעסקה ושצרכיהם האמיתיים לא נענים.
מעסיקים נדרשים להפנים כי נורמות העבודה בישראל 2021 השתנו משמעותית, והעובד מעוניין כיום שיראו אותו – ואת צרכיו. כאן נכנס לפעולה תחום ה-legal outsourcing ששינה (ועדיין משנה) את פני עריכת הדין בישראל. מערכת יחסים של ספק ולקוח – בשונה מזו של עובד ומעביד – תורמת רבות לשני הצדדים. ניתן לראות במערכת יחסים שכזו, שיפור בצרכים וברצונות של העובד (הספק) מחד, ויתרונות רבים כגון התייעלות וחיסכון בעלויות וכן אפשרויות ליצור יתרונות עסקיים למעסיק (לקוח) מאידך. שירותי מיקור חוץ (הנקראים גם ALSP – ראשי תיבות של Alternative Legal Service Providers) הם למעשה כניסה של עורך הדין למשרד או לחברה לטובת מטרה / משימה / פרויקט ספציפי – כאשר ברוב המקרים, העבודה מתבצעת מרחוק. כאן עולה השאלה, כיצד ניתן לשמור על עבודה יעילה ועל לכידות הצוות במציאות החדשה?
ובכן, הבסיס הינו בראש ובראשונה תקשורת – מרכיב ניהולי חיוני לכל ארגון ועל אחת כמה וכמה בעולם של עבודה מרחוק. תקשורת נדרשת על מנת לשמור על מקסום תפוקה, עמידה ביעדים ולוחות זמנים, חסכון בעלויות וכמובן שמירה על איכות העבודה. תקשורת יעילה עוזרת לניהול ופיקוח אפקטיביים תוך יצירת הירתמות, מעורבות ושיתוף פעולה בין העמיתים לעבודה ויוצרת תחושה של 'חלק מ-' – ובכך תורמת להעלאת מורל העובדים ולשביעות רצונם.
כאשר העובדים בארגון מבינים את מטרות הארגון ומרגישים תחושת שייכות ושהדעות שלהם מוערכות ונלקחות בחשבון – הארגון יזכה לתפוקה וערך גבוהים יותר. בעבודה מרחוק, כאשר היחסים הופכים וירטואליים – קביעת פגישות צוותיות שוטפות יכולה לעזור לבניית לכידות וגיבוש צוותית, שבה כולם תורמים ומתקשרים אחד עם השני. הגברת התדירות של מפגשי צוות, יצירת מפגשי בוקר, בדיקות סטטוס, פגישות תכנון שבועיות – כל אלה קיצרו למעשה – במציאות החדשה של עבודה מרחוק – את המרחק בין אנשים ומשימות.
בעידן הדיגיטלי, אנשים נוטים להיקלע לזרם בלתי פוסק של מיילים והתכתבויות. משבר הקורונה הכניס בעוצמה את תוכנות שיחות הוידאו לאופן העבודה היומיומי כתחליף לפגישות וישיבות צוות. ידוע שאינטראקציה אפקטיבית ותקשורת חזותית מגבירות את הפרודוקטיביות, לכן כדאי לנסות לבצע שיחות וידאו בתדירות גבוהה (להבדיל מ- 'תדירות מעיקה') על מנת למקסם תפוקה ולייעל תהליכי עבודה תוך דאגה ללכידות הצוות.
יש לשים דגש על מספר נקודות נוספות בעת התקשרות עם עורך דין במיקור חוץ:
- תיאום ציפיות – מומלץ לקיים שיחה שכזו בין הצדדים בעת ההתקשרות בכדי להימנע מחוסר תחושת סיפוק או חוסר שביעות רצון תוך כדי – או בסוף הפרויקט. פתיחות ושקיפות יביאו לעמידה בציפיות בעבור שני הצדדים.
- הקשבה – קיום דיונים פתוחים על מנת לתת מקום וזמן לאנשי הצוות לתת משוב וכן לשתף את דעותיהם, מחשבותיהם ורעיונותיהם. זוהי למעשה דרך פשוטה לקבל פרספקטיבה "מהשטח". מהלך שכזה בונה אמון ויוצר הירתמות של הצוות למשימה, ליעדים ולשאיפה להצליח.
- הכרת הערך – חשוב לדעת לשבח לאחר עבודה קשה / עמידה במשימה / הצלחה. אנשים שמרגישים מוערכים, נוטים להיות יותר מעורבים ופרודוקטיביים ואף לסחוף אחריהם אנשים נוספים.
לסיכום, נציין כי משבר הקורונה הביא אמנם צורך בשינוי צורות ונהלי עבודה שהיו נהוגים במשך דורות שלמים, אך בל נשכח כי הוא הביא עימו גם אפשרות לייצר יתרונות רבים במגרש העסקי. השימוש בתחום מיקור החוץ (Legal Outsourcing) מביא עימו אופציות להרחבת תחומי פעילות (העסקת עורכי דין עם ידע וניסיון בתחומים שהמשרד לא עסק עד כה), התייעלות וחיסכון בעלויות (באמצעות הסכמי התקשרות נקודתיים לפרויקטים ומשימות ספציפיות וידועות מראש) וכן גמישות ופתיחות להזדמנויות עסקיות תוך מתן מענה מהיר בעת הצורך.
עולם העבודה ימשיך להשתנות ככל הנראה גם לאחר פרוץ מגפת הקורונה, אך שינויים עוצמתיים שכאלו יכולים דווקא ליצור הזדמנויות לאלו שידעו להגיב במהירות וביצירתיות תוך ניתוח ומחשבה מעמיקה. נראה כי היום יותר מתמיד, יש רלוונטיות לאמרה הידועה של צ'ארלס דרווין – "לא החזק ביותר או האינטליגנטי ביותר הוא זה ששורד – אלא זה המגיב בדרך הטובה ביותר לשינוי".
