אחד הנושאים המדוברים ביותר בין עורכי הדין ובעיקר בין היועצים המשפטיים, הינו ניהול זמן באופן שיאפשר מתן מענה מיטבי ומהיר ללקוחות הפנים שלנו בחברה, החל מדירקטוריון החברה וכלה במנהלי החברה השונים. חלקנו משמשים גם בתפקידים נוספים – דירקטורים, מזכירי חברה וחברי הנהלה, כך שמגוון המשימות שמונח לפתחינו נושק לתחומים רבים הדורשים סט כישורים, ידע ויכולות מעולמות משפטיים וניהוליים שונים.

מכאן גם נדרשים כלים לניהול הזמן וסדר היום שלנו.
הכלים פרקטיים והטיפים לניהול יעיל של הזמן שלנו (מעבר לכלים שכולנו כבר מכירים כחלק מן השגרה היומיומית שלנו) הם פשוטים להפנמה וקלים ליישום:

1. תיעדוף משימות בשיטת ה- 80/20 (פארטו) – תיעדוף המשימות שלנו תוך התמקדות במשימות הדורשות 20% מן הזמן שלנו ומביאות כ-80% מהתפוקה. שיטה זו היא האפקטיבית ביותר לארגון ומאפשרת התמקדות במשימות שמביאות ערך לחברה ולנו.

2. יומן – ניהול יומן באופן שמאפשר זמן עבודה, זמן למידה וזמן פרטי. כדאי גם להוסיף ליומן ניהול משימות נקודתי ושנתי באופן שגם נוכל להקדיש זמן למשימות ה"גדולות" ולא רק למשימות הדחופות או השוטפות.

3. ניהול הפרעות דיגיטליות – לנהל את ה-Pop-Ups מהתוכנות / האפליקציות השונות באופן שאנחנו לא מקבלים הודעות בשיטת Push אלא בשיטת Pull. לקבוע זמן מסודר שבו אנחנו בודקים את ההודעות השונות ו/או המיילים ו/או האפליקציות.

4. מדיניות "דלת פתוחה" עם "דלת סגורה" – כדאי לקבוע זמן קבוע ביומן שיאפשר לכל מי שרוצה או צריך להתייעץ עם היועצ.ת המשפטי.ת תוך הנהגת מדיניות "דלת פתוחה", יחד עם זאת, במסגרת זמן זה כדאי להקדיש את הזמן לפונה באופן שיאפשר שיח יעיל ואפקטיבי וליישם את מדיניות ה"דלת הפתוחה" עם אפס הפרעות והקדשת הזמן נטו לפונה.

5. ישיבות – כדאי תמיד לקבוע ישיבות בשעה שאינה עגולה כך שניתן יהיה להתארגן מישיבה אחת לשנייה ולאפשר הפסקה קלה למשתתפים. חשוב כמובן לשלוח אג'נדה מראש למשתתפים, לצמצם את מספר הנוכחים בישיבה להכרחיים בלבד ולנהל את זמן הישיבה באופן שיאפשר דיון בנושאים שנשלחו.
בסיום הישיבה מומלץ לשלוח את סיכום הישיבה למשתתפיה ביחד עם המשימות (Action items) שנותרו לביצוע (וגם לו"ז לביצועו).

6. שיח עמיתים, לימודים והתעדכנות – כדאי להקדיש זמן לשיח עמיתים בנושאים שונים, ללימוד והתעדכנות בחקיקה ו/או פסיקה חדשים – במסגרת כלים שונים העומדים לרשותנו, אם בהשתלמויות,