האתגר של התמודדות היועמ"ש עם נושא התביעות הייצוגיות, נובע לדעתי מהמתח המובנה בין האנטגוניזם וחוסר העניין המסוים לנושא זה מצד הנהלות החברות (שמעדיפות לגלגל את הטיפול לפתחן של המחלקות המשפטיות), ובין העובדה שלאישור בקשה לתביעה ייצוגית כנגד חברה (ולעיתים – לעצם הגשתה) עשויה להיות השפעה משמעותית מאוד על החברה, על מצבה הכלכלי ועל האופן שבו היא נתפסת על ידי הציבור.

המתח הזה יכול להביא למצבים בהם החברה אינה נוקטת את הפעולות ההכרחיות כדי למנוע, או לכל הפחות להפחית, הגשת בקשות לאישור תביעות ייצוגיות כנגד החברה, ואינה מטפלת בנושא באופן ראוי ומחושב.

מניסיוני, הדרך להתמודד עם האתגר הזה מבוססת על מספר פעולות שנדרש לבצע בשלבים שונים בתהליך, אשר אומנם אינן מהוות "תעודת ביטוח", אך הן יעזרו להקטין את החשיפה מתביעות ייצוגיות – קיימות ועתידיות, לאפשר התנהלות נכונה ושקולה מולן, ולתווך להנהלת החברה את הנושא בצורה המיטבית.

1. איתור ומניעה בשלב המקדים: ביצוע בדיקות עצמאיות של חשיפות פוטנציאליות (בדגש על בדיקת פעולות שיש בהן אינטראקציה מול קהל לקוחות גדול במופעים חוזרים); בדיקה ומעורבות בטיפול בתלונות לקוחות, בעיקר תלונות כתובות ומנומקות יחסית; מעקב אחרי המאגרים המשפטיים והעיתונות הכלכלית בנוגע לתביעות ייצוגיות המוגשות כנגד חברות מתחומי הפעילות של החברה, ויידוע של הנהלת החברה לגבי חידושים והתפתחויות בתחום.

2. שלב קבלת התביעה: ביצוע ניתוח מהיר של הבקשה, העילות הנטענות והנזק הפוטנציאלי; יידוע של הנהלת החברה בנוגע לבקשה תוך מתן דגש לכך שמדובר בבעיה שהחברה נדרשת להתמודד איתה, ולא רק המחלקה המשפטית; בחינת הצורך בדיווח לגורמים חיצוניים לחברה על הגשת הבקשה.

3. שלב הליווי השוטף של הטיפול בתיק: מעורבות משמעותית בגיבוש האסטרטגיה המשפטית; מעבר ומתן הערות על כתבי הטענות העיקריים; נוכחות בדיוני בית המשפט; מעקב תקופתי שוטף מול עוה"ד החיצוניים המטפלים בתיק; ניתוח תקופתי לגבי הצורך לשנות את התנהלות החברה על-מנת לצמצם את החשיפה הפוטנציאלית.

4. שלב סיום התיק: ביצוע סיכום ותחקיר של הנושא; יידוע הנהלת החברה והגורמים הרלוונטיים לגבי המשמעויות והדרישות להמשך; הטמעת שינוי ההתנהלות הנדרש, בעיקר על בסיס שינוי נהלים ואופן העבודה של החברה (כולל במערכות המידע), כדי להבטיח המשכיות ביישום ולמנוע מצב של הפרה עתידית של אותן עילות.