מחשבות על העתיד או מה יישאר אחרי החזרה לשגרה?

איש אינו יודע מתי ייגמר "משבר הקורונה" והאם צפויים לנו גל או גלים נוספים, חס וחלילה, לאחר החזרה לשגרה. הגם שיש לא מעט אנשים שמנסים לחזות מה יהיה ביום שאחרי המשבר או איך ייראו מקומות העבודה וכיצד הדבר ישפיע על העובדים ושוק העבודה, הרי שאיש אינו באמת יודע זאת לאשורה. איש גם אינו יודע אילו מהשינויים שאנו חווים יאומצו בעתיד הלא רחוק (לדוגמא, גמישות בעבודה ו/או עבודה חלקית מרחוק) ואילו לאו.

עם זאת, מהתבוננות במצב הנוכחי ובאתגרים שהוא מציף, מקיום שיחות מרובות עם לקוחות עימם עבדתי בשנה החולפת, לקוחות שסייעתי להם – מבלי שכלל ידעתי על כך – להיות מוכנים למשבר שהתפרץ על כולנו ולהמשיך לנהל את עסקיהם כבשגרה – ומניתוח עקרונות הליגל אופריישנס (Legal Operations) על פיהם אני עובד ואותם אני מטמיע בארגונים שונים, אני מאמין בביטחון גבוה שהדברים והשינויים הבאים בהחלט יקרו.

בטרם אכנס לדברים, חשוב לצייין, כי חלק מהדברים בהם אגע במאמר זה הנם דברים ברי-קיימא וחלק משגרת העבודה מחוץ לארצנו מזה שנים לא מעטות. הגם שאנחנו אומת ההייטק ומתקדמים מאוד בכל הנוגע לטכנולוגיה, הרי שאנחנו נמצאים במקום מאוד "שמרני" ככל שזה נוגע לתחומי עיסוק שונים, לרבות העולם המשפטי. חשוב גם לציין באותה הנשימה, כי השינויים או החידושים הללו רובם ככולם מהווים חלק מעקרונות הליגל אופריישנס והם ברי יישום בצורה די פשוטה.

לגופו של עניין:

• בניית מאגר מידע מאובטח, זמין וחכם, אשר יאפשר המשכיות גם במקרי אסון/משבר (DRP’s) – אם עד לא מזמן מלים כגון המשכיות וגישה מרחוק היו נחלת הצוותים הטכניים בארגון או טרמינולוגיה שעסקה במערכות קריטיות, הרי שהן תהפוכנה לנחלת הכלל ולצורך אמיתי, לרבות בכל הנוגע לשירותים המשפטיים.

המשבר הנוכחי הציף את הצורך ביצירת מאגר מידע אחיד (בבחינת one source of truth), אינטואיטיבי לשימוש, מאובטח וזמין מכל מקום, אשר מאפשר איתור קל ומהיר של מידע (ללא תלות בזמינות של אדם כזה או אחר) והלכה למעשה, מקנה המשכיות של השירותים מכל מקום ובכל עת גם בעתות משבר. מאגר מידע שכזה הנו קריטי לקיומו של כל עסק.

• השקעה בטכנולוגיה ובתהליכי עבודה מתאימים – בשונה מהמצב מחוץ לארצנו, מרבית המחלקות המשפטיות ומשרדי עורכי הדין לא עושים שימוש בטכנולוגיה מתקדמת בכל הנוגע לניהול ואספקה של השירותים המשפטיים. למעט שימוש בדואר אלקטרוני, מערכות לאחסון מידע והכלים הבסיסיים של מייקרוסופט, הרי שכמעט ולא נעשה שימוש במה שמכונה "ליגל-טק". גם תהליכי העבודה לרוב אינם סדורים ובוודאי של מגובים במערכות שאוכפות אותם.

הסיבות לכך הן מגוונות ונוגעות, בין היתר, לתפיסה של השירות המשפטי כהוצאה ולא כמקור יצרני של הכנסה. בנוסף, העומס החל על נותני השירותים הוא רב, באופן שאינו מאפשר להם להתמקד בעניינים הללו ולבחור את הטכנולוגיה שתסייע להם.

מבלי להיכנס לעומקן של הסיבות כאמור, אין ספק שהמשבר הנוכחי הציף את הצורך הקיומי בבניית תהליכי עבודה מסודרים ושימוש בטכנולוגיה שתאפשר לא רק לאכוף אותם, אלא ליצור המשכיות בשירותים וגישה אליהם מכל מקום ובכל עת. דוגמא טובה לכך היא מערכת לניהול חוזים (CLMS), אשר מאפשר בניית מאגר מידע אחיד ובר-חיפוש, אשר מאפשר גישה מאובטחת מכל מקום ובכל עת ובו זמנית, אכיפה סדורה של תהליכי עבודה מובנים ויצירת שגרת עבודה יעילה ופרודקטיבית.

אם עד עתה היו מי שטענו שהדבר אינו נחוץ וניתן להמשיך כפי שפעלנו עד עתה, הרי שמעתה ואילך לא ניתן לעשות כן. יש מחיר גבוה לשמרנות ולהימנעות מלהתקדם ולעשות שימוש בכלים שהקידמה מעניקה לנו ומי שימשיך לעשות כן, עלול למצוא עצמו "לא רלוונטי" בעתיד הקרוב.

באותה הנשימה ראוי לציין גם, כי שימוש בטכנולוגיה ובניית תהליכי עבודה מגבירים את היעילות ואת הפרודוקטיביות. אין ספק שפרמטרים אלו ייבחנו בשבע עיניים בתקופה זו של המשבר ובוודאי שלאחריה.

• בניית אסטרטגיה לעתיד, תוך שמירה על גמישות מירבית – אין ספק שאחד הלקחים שלמדנו מהמשבר הנוכחי הוא שהרבה דברים הנם מחוץ לשליטתנו. באחת, מצאנו את עצמנו בעולם שאין בו מעבר בין מדינות, שמרבית השירותים בו סגורים ושאין לנו יכולת להסתובב בו מבלי "לסכן" את עצמנו.

סוף דבר – יש הרבה דברים שניתן ללמוד מהמצב אליו נקלענו, אבל שני דברים יישארו איתנו ללא צל של ספק.

הראשון, ההבנה בצורך של בניית אסטרטגיה לעתיד ואימוץ החדשנות. לא רק שהשמרנות והדבקות בביצוע הדברים כפי שבוצעו עד עתה (דברים שמאפיינים גם את המקצוע המשפטי) אינם מועילים, אלא שהם מזיקים ועלולים לגרום למי שדבק בהם להפוך "ללא רלוונטי".

השני, ההבנה שנדרשת בכל עת ועל אף התכנונים שעשינו, גמישות ויכולת הסתגלות מירבית, כיוון שיש דברים רבים שאינם בשליטתנו ועשויים/עלולים להשתנות בכל רגע. רק ארגון שיודע לתכנון ובד בבד להתסגל לשינויים יוכל להמשיך ולהיות רלוונטי הן לעובדיו והן ללקוחותיו.

• הכותב, עו"ד עידו בר-גיל, הינו ראש תחום Legal Operations בחברת LawFlex