תפקיד היועמ"ש בכל הקשור להסכמי רכש לוודא שהחברה תקבל את המוצר/שירות בו היא מעוניינת, בטיב ובמועד הרצויים ושיהיה מענה הולם לבלתי צפוי (סיום ההסכם, בטחונות להבטחת התשלומים, מנגנון להבטחת טיב השירות ועוד). דרך טובה למיפוי ראשוני היא לשאול איך נדע שההתקשרות הייתה מוצלחת.

בכל חברה תחומים רבים של שירותים/מוצרים וקצרה היריעה מלפרט את כולם. רשימה חלקית כוללת הסכמי שכירות (נדל"ן, רכבים, ציוד אחר), IT (פיתוח, רכש, שירותי ענן, שירותי תחזוקה), ניקיון ושמירה, פרסום, שרשרת אספקה ולוגיסטיקה (חומרי גלם, הובלה, אחסנה), פיננסים (בנקים, סליקת אשראי, מימון) ואפילו אירועי חברה ומתנות לחגים. חשוב להזכיר בהקשר הזה את חוק הגברת האכיפה של דיני העבודה וחוק העסקת עובדים על ידי קבלני כוח אדם המגבירים את האחריות על מזמין השירות, מקימים חובות חוקיות שאי קיומן חושפת לסנקציות אזרחיות ופליליות.
הבחנה חשובה בטיפול בהסכם ובמשאבים המושקעים במשא ומתן היא, האם מדובר בליבת העסק או בתחום פריפריאלי. כאשר הנושא בליבת העסק, נדרשת מומחיות בתוך החברה הן לעניין התוצרים הרצויים והן לעניין ניהול הסיכונים, ואילו כשמדובר בנושא פריפריאלי, הספק הוא המומחה ואז הגדרת הצרכים מול בעלי העניין הפנימיים היא הפוקוס של היועמ"ש.

מומלץ לבנות תהליך רכש מסודר הכולל: 1) שימוש בנוסחים גנריים מאושרים מראש המפחיתים את המעורבות של הייעוץ המשפטי. ניתן לבנות חליפה אחידה ואת ההתאמות לסוגי השירות/מוצרים לעשות בנספח השירותים/המפרט הטכני; 2) לקבוע אבני דרך נכונות, לכרוך אותן בלוח תשלומי התמורה ולוודא שיש תקצוב מתאים; 3) לא לשכוח Compliance. לוודא שהצוותים עוברים הדרכות ומכירים את מדיניות מניעת השחיתות, ניגוד עניינים, אי תחרות, אבטחת המידע והפרטיות של החברה ומערבים את הצוות המשפטי/הציות כשצריך.

במסגרת מו"מ מול ספק בררו מה כוח הקניה שלנו מולו, מה האלטרנטיבות ובמקרה הצורך לעשות תהליך גילוי נאות. מומלץ להכין נוסח סטנדרטי של טופס מידע מקדים שמילויו מהווה תנאי להפניית הטיפול למחלקה המשפטית. בטופס רצוי לכלול שאלות לצורך טיפול בהסכם (לדוגמה: פרטי הספק, היקף ההתקשרות, אישורים פנימיים דרושים, סוג השירות ותקופה, סיבות לאי שימוש בטיוטה גנרית).

שימו לב לנושאי אחריות, ביטוח ובטוחות הנתפסים כמשפטיים ולרבים מהלקוחות הפנימיים אין בקיאות בהם. היכרות טובה עם נושאים אלו והנחיות מתאימות לגורמי הרכש מתי לערב אתכם, יכולים למנוע התקשרויות שמסכנות את החברה.

לסיום, דמיינו חוויית שירות טובה שחוויתם והשתמשו בה ליצירת תהליכים מול הלקוחות הפנימיים שיקנו להם חוויה טובה.